Gestion de file d'attente
Pourquoi une solution de gestion de votre accueil ?
Aujourd'hui l'accueil de vos clients se décline en plusieurs services. Au-delà de la relation humaine toujours nécessaire, il est souvent avantageux de munir votre espace d'un systeme d'accueil pour libérer du temps à vos collaborateurs. Les lieux d'accueil concernes comprennent principalement les pharmacies, les hopitaux et les mairies. C'est pour cela que ICAR propose aujourd'hui deux solutions pour votre accueil :
Votre solution pour un accueil à service unique
Il
est possible de décomposer le fonctionnement d'un accueil à service
unique en 5 étapes. Cliquez sur chacune des étapes ci-dessous pour
visualiser à quoi elles correspondent.
> Etape 1 : Le visiteur prend un ticket.
> Etape 2 : Il attent confortablement sans perdre son tour.
> Etape 3 : Il peut profiter de l'espace de vente.
> Etape 4 : L'agent appelle le visiteur suivant.
> Etape 5 : Le numéro appelé est affiché par un ou plusieurs
médias (afficheur à LED, vidéo, synthèse vocale).
Cette solution vous permet de :
- Eviter les conflits : Le ticket rassure le visiteur sur sa prise en compte. Il sera pris dans l'ordre sans risque de se faire doubler ou de voir le guichet d'à côté aller plus vite.
- Dynamiser l'attente : Le visiteur est libéré de la file d'attente. Il peut profiter de votre espace (automates, boutique, informations, .) pendant l'attente.
- Supprimer le stress des agents : Tous les agents vous le diront, avec un système d'accueil, il n'y plus de situation délicate à gérer car plus d'arbitrage entre visiteurs.
- D'assurer la confidentialité des entretiens : Les clients ne sont plus les uns derrière les autres au comptoir. Ils naviguent dans la zone d'attente. L'entretien au guichet est donc plus adapté pour un accueil personnalisé.
- Donner l'image d'un accueil organisé : Le client sait qu'il est pris en charge, qu'on va s'occuper de lui. Il voit la progression de son attente par l'avancée des numéros appelés.
- Améliorer les conditions d'attente de vos clients : Le visiteur est informé, la communication est diffusée, il peut se déplacer ou être assis. L'attente perçue est moindre.
- Optimiser votre organisation : Gestion centralisée des postes et des sites, gestion des compétences des collaborateurs, passage plus ou moins rapide des files en fonction de la demande, prévision des flux.
- Analyser votre activité : indicateurs de qualité en temps réel, simulation des temps d'attente pour réagir pro-activement, statistiques évoluées personnalisables à volonté. > Informer et communiquer : Condition d'attente sur vidéo, sur le ticket, sur Internet, sur la borne intéractive. Communication sur vidéo multi-écrans et multi-zones.
- Maîtriser vos flux : Gestion des publics prioritaires, rendez-vous, gestion des compétences.
- Donner une bonne image : réception one2one, attente proportionnée.
Vos solutions pour un accueil à services multiples
Il
est possible de décomposer le fonctionnement d'un accueil à services
multiples en 8 étapes. Cliquez sur chacune des étapes ci-dessous
pour visualiser à quoi elles correspondent.
> Etape 1 : Le visiteur est informé des conditions d'attente .
> Etape 2 : Il s'identifie soit en libre service (borne interactive, distributeur de tickets) soit en accueil de premier niveau)
> Etape 3 : Le visiteur ayant RDV peut s'identifier pour passer à
l'heure via une borne d'accueil interactive ou en accueil de premier
niveau
> Etape 4 : Il attend confortablement sans risque de perdre son
tour.
> Etape 5 : : Il peut profiter de l'espace de vente.
> Etape 6 : : Il peut visualiser de la communication diffusée sur
vidéo.
> Etape 7 : : L'agent appelle le visiteur suivant
> Etape 8 : : L'afficheur et/ou la vidéo indique le numéro (clignotant)
et le poste appelant (si plus de 1 poste)
Cette solution vous permet de :